O papel do colaborador está mudando radicalmente: é cada vez mais difícil encontrar uma atividade que não exija um papel criativo e isso impacta diretamente a forma como as pessoas se relacionam com o lado profissional. Com a pandemia, o presencial não pôde mais ser exigido e a qualidade das entregas passou a ser mais importante do que o tempo dentro do escritório. Uma mudança no modelo de trabalho já estava em curso e a necessidade de isolamento social só antecipou o processo e empurrou as empresas para essa evolução de forma rápida, sem tempo para testes.

Hoje, é difícil acreditar que voltaremos ao que era antes. O futuro é um modelo de trabalho híbrido, como destaca Mariano Gordinho, Presidente-Executivo da Abradisti, neste artigo.

Em apresentação realizada na mais recente reunião do Grupo de Trabalho de RH para os profissionais do setor de empresas associadas Abradisti, o consultor convidado Luiz Eduardo Drouet, fundador e managing partner da ShareRH, falou sobre Gestão de Produtividade no Ambiente Home Office, uma questão atual e que preocupa profissionais da área em todos os segmentos.

“Muitos gestores não acreditavam que o home office poderia funcionar e, em alguns casos, ele até aumentou a produtividade. A maior parte teve de dar o braço a torcer, mas essa insegurança ainda persiste, principalmente em relação ao dimensionamento do time. Precisamos enxergar os colaboradores como seres que têm necessidade de autonomia”, explica Drouet.

O especialista concorda que não será possível mais voltar ao que era antes, mas também acredita que será preciso criar momentos de interação presencial para aquilo que é insubstituível, o contato humano e as relações interpessoais. Segundo ele, é prudente evitar o extremo oposto de achar que as empresas não vão mais ter escritórios, pois há um lado negativo dessa radicalidade durante a pandemia, que é a sensação de isolamento, falta de senso de pertencimento.

“Para evitar isso, devemos criar meios de favorecer essa colaboração entre os integrantes dos times, mesmo que temporariamente a distância. É fundamental que as pessoas se sintam acolhidas dentro desse processo, isso muda a forma de liderar e fazer a gestão”, afirma Drouet.

O consultor destaca alguns pilares importantes para que essa gestão remota seja eficiente, como autonomia, propósito e excelência. São fatores que envolvem o colaborador e favorecem a motivação e o engajamento:

• Autonomia – deixar claro o que se espera de cada colaborador, mas dar o espaço para que ele defina a forma como vai chegar ao resultado esperado;
• Propósito – fazer com que cada colaborador saiba contribuir com algo maior do que uma simples tarefa;
• Excelência – gerar estímulo por fazer parte de algo em constante melhoria.

Como estruturar um formato de trabalho remoto que funcione

Alguns dos princípios do trabalho remoto envolvem a existência de conexão e confiança na equipe, processos eficientes de comunicação e colaboração, definição de objetivos claros e convergentes e a organização de documentos e processos. Também é importante que a liderança esteja preparada para exercer essa gestão a distância, baseada em uma cultura remote first.

Entre os principais pilares, o consultor ressalta a Comunicação e a Gestão da performance e desenvolvimento. Comunicação é essencial e deve ser adaptada – para o home office ou híbrido – num formato assíncrono, garantindo a clareza, completude e disponibilidade de dados.

É importante também definir estrategicamente quais serão os canais escolhidos para esse fluxo e a frequência a ser estabelecida. Os rituais de comunicação têm ganhado força inspirados em metodologias ágeis de gestão de projetos, como reuniões diárias ou semanais. Dentro desse processo, a adoção de ferramentas adequadas é imprescindível, como o Slack (para comunicação), Asana (para gestão de projetos), Drive/Mural (para o trabalho em colaboração on-line), por exemplo.

Drouet alerta sobre a importância de não deixar o aplicativo de troca de mensagens no celular ser a base para a comunicação entre a equipe.

“Com o uso disseminado do WhatsApp, a prioridade passa a ser as mensagens mais recentes e a pessoa fica sempre ‘apagando incêndios’ e não prioriza o que é realmente mais importante a fazer”, afirma.

Segundo o consultor, a ideia da comunicação assíncrona é exatamente a pessoa responder de forma efetiva quando estiver disponível, daí vem a necessidade de que essa comunicação seja organizada e fácil de acompanhar, o que não acontece no app.

Estabelecer essa comunicação assíncrona resolve também a ideia equivocada de que os colaboradores precisam estar 100% do tempo disponíveis para respostas imediatas, o que prejudica a produtividade e a concentração no trabalho.

Já entre os recursos que devem ser adotados para a Gestão de performance, Drouet cita, entre outros, o estabelecimento de metas bem definidas; a criação de uma cultura de accountability (onde as pessoas serão cobradas pelo que se espera delas) e a criação de touch points para avaliação constante de progresso do colaborador.

O Papel do RH

O percurso de deslocamento entre ida e volta do trabalho funcionava como uma “virada de chave” da vida pessoal para a vida profissional, e vice-versa. Com a pandemia e o trabalho em home office integralmente, esse parâmetro foi perdido.

“É papel sim do gestor entender quais são os desafios que o colaborador está enfrentando na vida pessoal e encaminhar isso para o profissional adequado, e ele deve ter o genuíno interesse de entender isso. Não é papel dele ser psicólogo, mas entender o momento, dar o apoio e o encaminhamento necessário”, afirma Drouet.

Entre os participantes do Grupo de Trabalho, Fabiana Reche, gerente de RH da AGIS e Coordenadora adjunta do grupo de RH da Abradisti, comenta sobre o sentimento causado por essa situação específica da pandemia. “A gente espera que as pessoas consigam distinguir esse momento. Enquanto RH, as pessoas esperam que a gente resolva tudo, recai sobre nós essa tarefa, que também não é fácil, e a pergunta é: quem cuida do RH dentro desse cenário?”, questiona a executiva.

Fabiana destaca que é importante olhar para os líderes, que estão muito pressionados por performance. O RH olhar para si também dentro desse cenário, que não é um contexto simples. Daí a necessidade de assumir o protagonismo e mostrar os caminhos para a liderança. “A atuação no Grupo aqui da Abradisti também funciona como forma de cuidar, compartilhar as dores, os momentos, é muito rica essa troca”, completa.

A comunicação interna é peça chave neste momento

“Se as pessoas entendem que a empresa está comprometida com essa mudança e está fazendo o papel dela, está fazendo os esforços e atuando para melhorar o máximo possível, há o comprometimento. Essa comunicação precisa ser frequente. Gastamos a energia em executar e esquecemos de comunicar, é imprescindível mostrar o que estamos fazendo, as mudanças, as necessidades e entender a realidade de cada organização”, afirma Drouet.

Dentro do propósito do RH de capacitar pessoas para que saibam lidar com tudo isso na organização, é possível identificar como objetivo principal a necessidade de criar conexões. Entre algumas maneiras de se criar essa cultura de conexão estão mapear e mensurar as emoções das pessoas e treinar as equipes em gestão emocional.

O que o RH pode fazer

• Criar canais de comunicação com a empresa e de apoio aos colaboradores;
• Promover o uso de ferramentas adequadas para a comunicação interna e entre as equipes;
• Estabelecer e adotar boas práticas, como finalizar reuniões 5 minutos antes da hora cheia, para permitir um breve intervalo entre um compromisso virtual e outro; respeitar a pausa no horário de almoço; fazer controle rigoroso de horas extras;
• Mapear o nível de maturidade da organização e das lideranças, além de sensibilizar e capacitar os líderes e gestores para essa atuação a distância;
• Planejar e executar momentos de interação “além do trabalho”.

Mariano Gordinho alerta para uma situação vivenciada no setor da Distribuição de TI com a pandemia: “as empresas no nosso segmento tiveram um crescimento acumulado possivelmente superior a 40% nesse período”, afirma.

“O aumento da produtividade é real e muitas empresas venderam mais e com menos pessoas. Mas isso não pode levar à conclusão de que as pessoas estão mais produtivas, porque muitas vezes as jornadas estão muito alongadas e não podemos considerar normal trabalhar em uma rotina desestruturada”.

Drouet atenta para a importância da sustentabilidade do modelo adotado pela empresa. O RH deve se questionar: consigo manter esse sistema por quanto tempo? Estamos realmente ouvindo as pessoas? Estamos ajudando a encontrar essa alta performance (que não é trabalhar 15h por dia e não é sustentável a longo prazo). “Precisamos orientar os líderes para que a situação se mantenha em equilíbrio e sustentável. É importante que o RH estabeleça regras com esses líderes, estabelecer uma etiqueta e acompanhar a adoção desses novos modelos”, finaliza.

Reunimos aqui algumas dicas complementares e que contribuem com a gestão do trabalho e da produtividade em home office:

• Mandar mensagens sobre trabalho às 23h para a pessoa responder no dia seguinte, não pode! A responsabilidade é sua, gestor, de mandar a mensagem no horário adequado no dia seguinte. “Caso contrário, a pessoa vai ficar a noite inteira pensando na resposta para lembrar de responder depois”, afirma Drouet.
• Olhar para a entrega de resultados, construir uma jornada de monitoramento mais próximo – conversar com os líderes para evitarem a agenda de comando e controle. “Se a gente tira a autonomia do colaborador, a produtividade vai embora”.
• Buscar sempre a completude na comunicação – elaborar orientações, demandas, abordagens e perguntas mais completas, para evitar dúvidas e aquelas idas e vindas que acabam acontecendo numa troca de mensagens mais casual no celular. “Isso torna o trabalho muito mais produtivo e efetivo”.

Assista aqui a íntegra da reunião do Grupo de Trabalho de RH da Abradisti, com a apresentação de Luiz Eduardo Drouet, disponível em nosso canal do Youtube: